Odporúčané čítanie
Archivácia e-faktúr: stačí CPDS, alebo musí archivovať firma?
CPDS môže uchovávať logy o doručení a prijatí, ale účtovná jednotka má samostatnú povinnosť chrániť a uchovávať účtovnú dokumentáciu. Logy CPDS a účtovná archivácia nie sú to isté.
Musím eFaktúry archivovať ja, alebo to robí CPDS?
Zákonnú povinnosť uchovávania faktúr a účtovnej dokumentácie nesie firma alebo účtovná jednotka. CPDS môže uchovávať doručovacie logy a môže ponúknuť archivačnú službu, ale automaticky tým nepreberá zákonnú zodpovednosť firmy.
Ako dlho sa archivujú eFaktúry a účtovné doklady
Faktúry sa podľa zákona o DPH spravidla uchovávajú 10 rokov po roku, ktorého sa týkajú. Účtovné doklady a súvisiace účtovné záznamy sa podľa zákona o účtovníctve tiež uchovávajú v zákonných lehotách, typicky 10 rokov.
Musím uchovať pôvodné XML eFaktúry?
Najbezpečnejší a odporúčaný postup je uchovať pôvodné XML eFaktúry, prílohy a súvisiace dôkazy o doručení. PDF náhľad je užitočný pre človeka, ale nemá nahradiť pôvodný štruktúrovaný dokument.
Doručenie, uloženie, archív a účtovný záznam: aký je rozdiel
Doručenie je prenos dokumentu medzi účastníkmi, uloženie je technická dostupnosť v systéme, archív je riadené uchovávanie počas stanovenej doby a účtovný záznam je dokumentácia vedená podľa zákona o účtovníctve.
Čo ak CPDS zanikne, stratí osvedčenie alebo zmením poskytovateľa
Firma by mala mať plán, ako si pri zmene CPDS zachová prístup k XML faktúram, prílohám, doručovacím logom a exportom. Zánik alebo zmena poskytovateľa nesmie spôsobiť stratu účtovnej dokumentácie.