Archivácia e-faktúr: stačí CPDS, alebo musí archivovať firma?

Rýchla odpoveď

Nie. CPDS sám osebe nenahrádza archivačnú povinnosť firmy. CPDS môže viesť logy o doručení a prijatí faktúr a môže ponúkať platený alebo balíkový archív, ale zákonnú zodpovednosť za účtovnú dokumentáciu má stále účtovná jednotka.

Prakticky: ak digitálny poštár v cene balíka uchováva XML faktúry, prílohy a auditnú stopu 10 rokov, môže vám tým pomôcť splniť interný proces. Nie je to však automatická vlastnosť každého CPDS a musí to byť jasne v zmluve alebo podmienkach služby.

Najdôležitejší rozdiel:

Čo sú logy CPDS

Logy CPDS sú technické a prevádzkové záznamy o tom, čo sa so správou stalo. Môžu obsahovať napríklad:

• čas odoslania,
• čas prijatia,
• identifikáciu odosielateľa a príjemcu,
• stav doručenia,
• technické identifikátory správy,
• validačné alebo incidentné udalosti.

Finančná správa v dokumentácii k eFaktúre uvádza, že certifikovaný poskytovateľ má uchovávať logy o doručení a prijatí faktúr minimálne 6 mesiacov. To však neznamená, že firma má automaticky splnenú archivačnú povinnosť na faktúry.

Čo je účtovná archivácia

Účtovná archivácia je povinnosť účtovnej jednotky mať účtovnú dokumentáciu uchovanú, chránenú a dostupnú počas zákonom určenej lehoty. Finančná správa v podpore k uchovávaniu účtovnej dokumentácie uvádza, že účtovná jednotka musí chrániť dokumentáciu proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu a môže ju uchovávať aj elektronicky.

Pre účtovné doklady a účtovné knihy sa uvádza 10-ročná lehota nasledujúca po roku, ktorého sa týkajú.

Pri eFaktúrach je dôležité uchovať pôvodnú štruktúrovanú podobu, teda XML, nie iba ľudsky čitateľný PDF náhľad. PDF môže byť praktická vizualizácia alebo príloha, ale ak je právne a technicky rozhodujúca štruktúrovaná eFaktúra, archív musí vedieť pracovať aj s pôvodným XML a prílohami.

Prečo sa tieto dve veci mýlia

Mýlia sa preto, že CPDS faktúru doručuje a často ju aj zobrazuje v dashboarde. Používateľ potom nadobudne dojem, že všetko je „u poštára“ a firma nič nerieši.

To je rizikové. CPDS je infraštruktúra na doručovanie. Archivácia je compliance proces firmy.

Čo má byť v zmluve s CPDS

Pri výbere CPDS si pýtajte jasné odpovede:

• uchováva CPDS samotné XML faktúry alebo iba logy?
• ako dlho uchováva faktúry?
• ako dlho uchováva logy?
• viem exportovať všetky prijaté a odoslané faktúry?
• viem exportovať aj prílohy?
• viem exportovať audit trail?
• čo sa stane po skončení zmluvy?
• kto má prístup k dátam?
• kde sú dáta uložené?

Ak poskytovateľ hovorí „archív v cene“, nestačí marketingová veta. Potrebujete vedieť retenciu, rozsah dát, exportný formát, dostupnosť po ukončení služby, spôsob obnovy pri incidente a to, či archív zahŕňa aj pôvodné XML, prílohy a auditnú stopu.

Detailné otázky

Ak riešite internú smernicu alebo zmluvu s digitálnym poštárom, pokračujte týmito detailmi:

• Musím eFaktúry archivovať ja, alebo to robí CPDS?
• Ako dlho sa archivujú eFaktúry a účtovné doklady?
• Musím uchovať pôvodné XML eFaktúry?
• Doručenie, uloženie, archív a účtovný záznam: aký je rozdiel?
• Je PDF faktúra elektronická faktúra?

Odporúčaný interný proces

1. CPDS doručí faktúru.
2. Účtovný systém alebo dashboard ju zobrazí.
3. Firma faktúru spracuje a zaúčtuje.
4. XML faktúra, prílohy a relevantné auditné údaje sa uložia do archivačného systému.
5. Firma má pravidelný export alebo zálohu.
6. Prístupové práva a zmeny sa logujú.

Checklist pre účtovníka

• Máme uložené XML faktúry, nie iba PDF náhľady?
• Máme uložené prílohy?
• Vieme preukázať prijatie a spracovanie?
• Máme export z CPDS?
• Máme nastavenú zálohu?
• Vieme obnoviť dáta pri ukončení zmluvy s CPDS?
• Máme proces pri zániku firmy alebo zmene účtovníka?

FAQ

Musím eFaktúry archivovať ja?

Áno. Povinnosť uchovávania účtovnej dokumentácie nesie účtovná jednotka. CPDS vám môže poskytnúť nástroj alebo archivačnú službu, ale rozsah treba overiť v zmluve.

Ako dlho sa archivujú faktúry?

Pri faktúrach a účtovnej dokumentácii sa štandardne pracuje s 10-ročnou lehotou. Pri konkrétnych typoch dokumentov a situáciách treba vychádzať zo zákona o DPH, zákona o účtovníctve a interných pravidiel firmy.

Stačí PDF export?

Nie ako hlavný dôkaz štruktúrovanej eFaktúry. PDF je vizualizácia pre človeka. Pri režime eFaktúry je kľúčové pôvodné XML, jeho prílohy a údaje dokazujúce pôvod, integritu a čitateľnosť.

Čo je CPDS log?

Log je technický záznam o doručení, prijatí, validácii alebo incidente. Pomáha dokazovať, čo sa v doručovacom procese stalo, ale nie je náhrada za 10-ročný účtovný archív.

Zhrnutie

CPDS logy sú dôkaz o doručení. Účtovná archivácia je povinnosť firmy uchovávať účtovnú dokumentáciu. Pri e-fakturácii preto nestačí vybrať digitálneho poštára. Treba nastaviť aj interný archivačný proces, export dát, zálohy, zodpovednosti a kontrolu toho, čo presne CPDS uchováva za vás.