Doručenie, uloženie, archív a účtovný záznam: aký je rozdiel

Krátka odpoveď

Doručenie, dostupnosť v aplikácii, archivácia, zaúčtovanie a daňové oznamovanie sú odlišné výsledky. Označenie „hotovo“ bez presného stavu nevie preukázať, čo sa s faktúrou skutočne stalo.

Päť vrstiev jedného dokladu

Čo dokazuje odoslanie cez doručovaciu službu

Aktuálne FAQ Finančnej správy uvádza, že povinnosť odosielateľa sa považuje za splnenú odoslaním eFaktúry prostredníctvom doručovacej služby. Ak príjemca nie je v sieti registrovaný, vráti sa chyba; tá podľa FAQ nemení splnenie povinnosti odosielateľa. Chybový výsledok však treba uložiť a obchodný problém vyriešiť s partnerom.

Peppol dnes neukladá všeobecnú slovenskú právnu povinnosť posielať sieťové odmietnutie nesprávnej faktúry. Obchodná námietka, dobropis alebo opravný doklad sa preto nesmú zameniť s transportným potvrdením.

Uloženie v dashboarde nie je archív

To, že používateľ vidí faktúru v aplikácii, nepreukazuje dobu uchovávania, možnosť úplného exportu ani zachovanie pôvodného XML. Rozsah služby CPDS je zmluvná otázka. Poskytovateľ nemá iba zo svojho označenia všeobecnú povinnosť archivovať obsah faktúr za zákazníka.

Platiteľ DPH, na ktorého sa vzťahuje osobitné pravidlo pre obdobie 2027 až 2030, musí uchovávať eFaktúru v pôvodnom elektronickom formáte desať rokov od konca roka, ktorého sa týka. Pri ostatnej účtovnej dokumentácii treba použiť zákon o účtovníctve a konkrétny typ záznamu.

Praktický kontrolný bod

Pri každej faktúre majte samostatne dostupné:

• pôvodné XML a prílohy,
• identifikátor správy, čas a technický výsledok,
• stav vecného schválenia a zaúčtovania,
• stav opravy alebo reklamácie,
• stav SK TDD, ak ho rieši používané riešenie,
• verziu validačných pravidiel a audit zmien.

Pri zmene účtovníka, ERP alebo CPDS otestujte úplný export. PDF náhľad a obrazovka so zelenou ikonou nie sú náhradou za pôvodný doklad a dôkazy o jeho životnom cykle.

Súvisiace čítanie

Pokračujte cez Kto archivuje eFaktúry, Opravná faktúra.

Tento text vychádza z verejných materiálov Finančnej správy a účinných znení zákonov. Konkrétny archivačný a zmluvný rozsah overte podľa postavenia firmy a služby; CPDS.sk nie je záväzné stanovisko štátu.