Musím eFaktúry archivovať ja, alebo to robí CPDS?

Krátka odpoveď

Certifikácia poskytovateľa neznamená, že za vás automaticky archivuje obsah eFaktúr. Aktuálne FAQ Finančnej správy výslovne uvádza, že poskytovateľ doručovacej služby nemá zákonnú povinnosť uchovávať zaslané XML súbory faktúr.

Poskytovateľ môže ponúknuť zmluvný archív. Firma však musí preveriť, či služba pokrýva jej vlastnú lehotu, pôvodné XML, prílohy, export a dostupnosť po ukončení zmluvy.

Čo je povinnosť poskytovateľa a čo archív firmy

Log dokazuje udalosť v doručovacom procese. Nie je obsahom faktúry a nenahrádza pôvodné XML.

Ak ste platiteľ DPH

V období od 1. januára 2027 do 30. júna 2030 musíte podľa § 85o ods. 15 uchovávať eFaktúru desať rokov od skončenia kalendárneho roka, ktorého sa týka. Aktuálne FAQ vyžaduje archiváciu v XML formáte.

Túto technickú úlohu môžete zveriť dodávateľovi, ale v zmluve musí byť dostatočne určitý rozsah a firma musí vedieť preukázať splnenie povinnosti.

Ak nie ste platiteľ DPH

Osobitná povinnosť § 85o ods. 15 sa na vás nevzťahuje iba preto, že ste prijali eFaktúru. Môžu vám však zostať povinnosti podľa zákona o účtovníctve alebo iného predpisu. Nezamieňajte preto odpoveď „nie podľa § 85o“ s odpoveďou „nemusím uchovať žiadny účtovný záznam“.

Čo má byť v zmluve o archíve

• presný typ uchovávaných dokumentov a príloh,
• začiatok a dĺžka retencie,
• zachovanie pôvodných bajtov XML,
• ochrana integrity a prístupové roly,
• pravidlá záloh a obnovy,
• hromadný export v otvorenom formáte,
• lehota na export po výpovedi alebo zániku služby,
• postup pri strate osvedčenia alebo incidente,
• zodpovednosť za migráciu a kontrolu úplnosti.

Veta „archív v cene“ bez týchto parametrov nestačí.

Bezpečný prevádzkový model

1. Poskytovateľ doručí faktúru a sprístupní stav.
2. Firma alebo jej účtovník doklad schváli a zaúčtuje.
3. Pôvodné XML a prílohy sa uložia do určeného archívu.
4. Systém zachová väzbu na doručovacie a opravné udalosti.
5. Pravidelný export sa kontroluje počtom súborov a hashmi.
6. Obnova sa aspoň periodicky otestuje.

Najodolnejšie riešenie nemusí znamenať dve plné kópie u dvoch dodávateľov. Musí však odstrániť jediný bod zlyhania a umožniť firme získať vlastné dáta bez závislosti od funkčného dashboardu.

Pokračujte cez ako dlho archivovať, povinnosť uchovať XML a postup pri zmene poskytovateľa.