Musím uchovať pôvodné XML eFaktúry?

Krátka odpoveď

Platiteľ DPH musí v období od 1. januára 2027 do 30. júna 2030 uchovávať elektronickú faktúru v XML formáte. Lehota je desať rokov od skončenia kalendárneho roka, ktorého sa faktúra týka.

PDF náhľad XML nenahrádza. Môže byť praktickou vizualizáciou alebo prílohou, no neuchováva štruktúrovaný dokument, ktorý bol vyhotovený, zaslaný a prijatý podľa pravidiel eFaktúry.

Koho sa toto osobitné pravidlo týka

Aktuálne FAQ Finančnej správy viaže povinnosť podľa § 85o ods. 15 na platiteľa dane, či už je pri faktúre dodávateľom alebo odberateľom. Neplatiteľovi DPH nevzniká táto konkrétna povinnosť iba preto, že prijal eFaktúru.

Neplatiteľ alebo iná účtovná jednotka však môže mať samostatnú povinnosť uchovávať účtovný záznam podľa zákona o účtovníctve alebo iného predpisu. Preto treba rozlíšiť:

Čo uchovať spolu s XML

Povinným jadrom je pôvodná eFaktúra v XML. Pre použiteľný firemný archív je vhodné zachovať aj:

• prílohy patriace ku konkrétnej faktúre,
• väzbu na opravnú alebo predchádzajúcu faktúru,
• identifikátory a konečný stav doručenia,
• relevantné potvrdenia a chybové správy,
• informáciu o použitej verzii validačných pravidiel,
• čitateľnú vizualizáciu, ak ju firma používa pri kontrole.

Tento praktický balík je širší než samotná veta zákona. Pomáha preukázať pôvod, integritu, čitateľnosť a priebeh spracovania.

Môžem XML skonvertovať

Konverzia do PDF môže uľahčiť čítanie, ale pri osobitnej povinnosti platiteľa v režime 2027–2030 nenahrádza archiváciu XML. Uchovajte pôvodný dokument a prípadnú vizualizáciu veďte ako odvodený súbor.

Ak archív robí migráciu formátu, musí zachovať preukázateľnú väzbu na pôvodný dokument a nesmie zničiť XML, ktoré zákon vyžaduje uchovať.

Čo si overiť u poskytovateľa

• Uchováva obsah faktúry alebo iba prevádzkové logy?
• Je doba uchovania zmluvne dostatočná?
• Možno hromadne exportovať pôvodné XML aj prílohy?
• Zostane export dostupný po ukončení zmluvy?
• Ako sa overí úplnosť a obnova archívu?
• Kto zodpovedá za archivačnú povinnosť, ak poskytovateľ službu preruší?

Aktuálne FAQ výslovne uvádza, že poskytovateľ doručovacej služby nemá zákonnú povinnosť uchovávať zaslané XML. Dashboard preto nepovažujte za desaťročný archív bez opory v zmluve.

Praktický kontrolný bod

V testovacom prostredí odošlite syntetickú faktúru s prílohou, prijmite ju v druhom systéme a potom overte hromadný export. Porovnajte hash pôvodného XML pred odoslaním a po exporte. Produkčné fiktívne faktúry na tento test nepoužívajte.

Pokračujte cez archiváciu e-faktúr, dĺžku uchovávania a rozdiel medzi doručením, uložením a archívom.