Ako dlho sa archivujú eFaktúry a účtovné doklady

Krátka odpoveď

Pre eFaktúru platiteľa DPH v režime od 1. januára 2027 do 30. júna 2030 platí presná lehota: desať rokov od skončenia kalendárneho roka, ktorého sa elektronická faktúra týka. Aktuálne FAQ Finančnej správy zároveň uvádza povinnosť uchovať ju v XML formáte.

Príklad: ak sa eFaktúra týka roku 2027, desaťročná lehota sa počíta od skončenia kalendárneho roka 2027.

Nie všetky dokumenty majú jednu univerzálnu lehotu

Pojem „archív faktúr“ môže zahŕňať viac právnych kategórií:

Preto je nepresné povedať iba „všetko archivujte desať rokov“ bez uvedenia typu dokumentu, subjektu a právneho základu.

Platiteľ a neplatiteľ DPH

Osobitné pravidlo § 85o ods. 15 sa podľa aktuálneho FAQ týka platiteľa dane bez ohľadu na to, či je pri eFaktúre dodávateľom alebo odberateľom.

Ak je príjemca neplatiteľom, táto konkrétna povinnosť sa naň nevzťahuje len z dôvodu prijatia eFaktúry. Stále však môže ísť o účtovnú jednotku s povinnosťou uchovať účtovný záznam podľa zákona o účtovníctve. Výsledná lehota sa preto musí určiť podľa jeho postavenia a typu záznamu.

Kedy začína plynúť desať rokov

Zákon nepoužíva formuláciu „desať rokov od dátumu vystavenia“. Vychádza zo skončenia kalendárneho roka, ktorého sa eFaktúra týka. Pri dokladoch na prelome rokov si v internej smernici určte, ako sa určí príslušný rok a kto tento údaj kontroluje.

Čo má obsahovať archivačná smernica

• právny základ a lehotu pre každý typ dokumentu,
• uloženie pôvodného XML a príloh,
• väzby medzi faktúrou a opravnými dokladmi,
• ochranu pred zmenou, stratou a neoprávneným prístupom,
• pravidelnú kontrolu čitateľnosti a obnovy,
• export od poskytovateľa a postup po ukončení zmluvy,
• zodpovednosť firmy, účtovníka a IT správcu,
• bezpečné vymazanie až po uplynutí príslušnej lehoty a po preverení ďalších právnych dôvodov uchovania.

Nestačí údaj v dashboarde

Poskytovateľ doručovacej služby nemá podľa aktuálneho FAQ všeobecnú zákonnú povinnosť archivovať zaslané XML. Jeho šesťmesačné prevádzkové logy ani používateľský dashboard preto nie sú automaticky desaťročným archívom faktúr.

Ak používate archív poskytovateľa, vyžadujte hromadný export, obnovu, kontrolu úplnosti a zmluvnú dostupnosť počas celej potrebnej lehoty.

Pokračujte cez pôvodné XML eFaktúry, kto zodpovedá za archív a hlavný sprievodca archiváciou.