Povinné polia elektronickej faktúry: čo musí obsahovať Peppol BIS faktúra

Rýchla odpoveď

Peppol faktúra nie je voľný XML súbor. Je to UBL dokument profilovaný podľa Peppol BIS a EN 16931. Musí obsahovať najmä:

• identifikáciu typu dokumentu a profilu,
• číslo faktúry,
• dátum vystavenia,
• typ faktúry,
• menu dokladu,
• dodávateľa a odberateľa,
• elektronické adresy strán,
• daňové identifikátory, ak sú relevantné,
• položky faktúry,
• rozpis DPH,
• celkové sumy.

Niektoré polia sú povinné vždy. Iné sú povinné len vtedy, keď nastane konkrétny obchodný scenár.

Povinné polia nie sú len „zoznam kolónok“

Pri elektronickej faktúre treba rozlišovať tri úrovne:

1. UBL syntax — či existuje správny XML element.
2. Peppol BIS pravidlá — či element dáva zmysel v obchodnom procese.
3. Slovenské pravidlá — napríklad identifikátory, daňové oznamovanie a lokálne požiadavky.

Preto nestačí vytvoriť XML, ktoré „vyzerá ako faktúra“. Musí prejsť validáciou.

Identifikácia dokumentu

Na začiatku UBL faktúry bývajú tieto kľúčové elementy:

Tieto polia sú základom toho, aby CPDS a prijímací systém vedeli dokument správne zaradiť.

Referencie a identifikácia odberateľa

Peppol BIS pracuje s požiadavkou, že faktúra má obsahovať buď referenciu objednávky, alebo referenciu kupujúceho. V praxi to znamená, že odberateľ musí vedieť faktúru spárovať so svojím interným procesom.

Typické polia:

• BuyerReference,
• OrderReference/ID,
• prípadne ďalšie referencie podľa procesu.

Pre väčšie firmy bude toto kľúčové: bez správnej referencie sa faktúra technicky doručí, ale môže skončiť v internom „unmatched“ alebo „exception“ procese.

Dodávateľ a odberateľ

Každá faktúra musí obsahovať identifikáciu predávajúceho a kupujúceho. V UBL ide o štruktúry AccountingSupplierParty a AccountingCustomerParty.

V praxi sa rieši najmä:

• názov firmy,
• adresa,
• krajina,
• IČO/registrácia, ak je používaná,
• daňová identifikácia,
• elektronická adresa v Peppol sieti,
• kontaktné údaje, ak sú potrebné.

Pri Slovensku treba osobitne sledovať formát identifikácie účastníka. V slovníku máme samostatné heslá Peppol ID a Participant ID.

Položky faktúry

Každá faktúra má aspoň jednu položku. Položka obvykle obsahuje:

• poradové číslo položky,
• fakturované množstvo,
• mernú jednotku,
• názov tovaru alebo služby,
• cenu,
• základ dane za položku,
• daňovú kategóriu,
• sadzbu DPH, ak je relevantná.

Položkové údaje sú dôležité pre automatické účtovanie a kontrolu. Ak sú vyplnené nepresne, účtovný systém môže faktúru prijať, ale účtovník bude musieť ručne opravovať zaúčtovanie.

Rozpis DPH a celkové sumy

Peppol faktúra musí obsahovať aj celkové sumy a rozpis dane. Typické bloky:

Tu vzniká veľa chýb pri zaokrúhľovaní. Výpočty musia sedieť presne podľa pravidiel, inak faktúra neprejde validáciou alebo ju prijímateľ odmietne.

Čo nie je povinné vždy

Nie každá faktúra potrebuje všetko. Napríklad:

• prílohy sú voliteľné,
• zľavy a poplatky sa používajú len v konkrétnych scenároch,
• referencie na zmluvu alebo dodací list sú scenárové,
• platobné údaje závisia od typu úhrady,
• niektoré daňové polia sú relevantné len pri konkrétnej kategórii DPH.

Preto sa pri implementácii nespoliehajte na jeden statický XML príklad. Potrebujete testovať reálne fakturačné scenáre.

Checklist pre vývojára alebo ERP tím

• Validujete faktúru voči Peppol BIS pravidlám?
• Testujete viac sadzieb DPH na jednej faktúre?
• Máte scenár s dobropisom?
• Máte scenár s položkovou zľavou?
• Máte scenár s dokumentovou zľavou?
• Máte scenár s prílohou?
• Používate správnu menu a maximálne dve desatinné miesta pri sumách?
• Viete vysvetliť používateľovi, prečo bola faktúra zamietnutá?

Zhrnutie

Povinné polia e-faktúry nie sú len otázka dizajnu faktúry. Sú to dátové polia, podľa ktorých CPDS, Peppol sieť, účtovný softvér a daňová logika rozpoznávajú obchodnú transakciu. Najlepšia implementácia je taká, ktorá netestuje iba „happy path“, ale všetky bežné účtovné scenáre.