Prílohy v Peppol e-faktúre: čo podporuje elektronická faktúra

Rýchla odpoveď

Peppol e-faktúra môže obsahovať prílohy. Používa sa na to štruktúra AdditionalDocumentReference. Príloha môže byť:

• vložená priamo do XML ako binárny objekt,
• alebo uvedená ako externý odkaz cez ExternalReference.

Dôležité: príloha nenahrádza elektronickú faktúru. Povinné fakturačné údaje musia byť v XML dokumente. PDF náhľad je len podporný dokument.

Kedy použiť prílohu

Prílohy dávajú zmysel, keď faktúra potrebuje podporný dôkaz alebo kontext:

• dodací list,
• objednávka,
• zmluva,
• preberací protokol,
• výkaz práce,
• servisný report,
• PDF náhľad faktúry,
• technická špecifikácia dodávky.

Príloha by nemala byť miestom, kde sú ukryté základné údaje faktúry. Ak je suma alebo položka iba v PDF prílohe a nie v XML, automatické spracovanie nebude spoľahlivé.

Ako vyzerá príloha v UBL

V UBL faktúre sa prílohy riešia cez blok cac:AdditionalDocumentReference. V ňom môže byť napríklad:

<cac:AdditionalDocumentReference>
  <cbc:ID>DL-2027-001</cbc:ID>
  <cbc:DocumentDescription>Dodací list</cbc:DocumentDescription>
  <cac:Attachment>
    <cbc:EmbeddedDocumentBinaryObject mimeCode="application/pdf" filename="dodaci-list-2027-001.pdf">
      ...base64 obsah...
    </cbc:EmbeddedDocumentBinaryObject>
  </cac:Attachment>
</cac:AdditionalDocumentReference>

Ak sa používa externý odkaz, štruktúra môže vyzerať napríklad takto:

<cac:AdditionalDocumentReference>
  <cbc:ID>ZML-2026-44</cbc:ID>
  <cac:Attachment>
    <cac:ExternalReference>
      <cbc:URI>https://example.com/documents/zmluva-44</cbc:URI>
    </cac:ExternalReference>
  </cac:Attachment>
</cac:AdditionalDocumentReference>

Pri externých odkazoch treba riešiť dostupnosť, bezpečnosť, expiráciu a oprávnenia. Pre účtovnú a dôkazovú prax je často vhodnejšie uchovať všetko, čo je potrebné na spracovanie faktúry, v systéme firmy.

Podporované typy súborov

Peppol dokumentácia používa parameter mimeCode. Prijímateľ spracúva prílohu podľa kódu typu média. V praxi sa najčastejšie používajú:

Presný zoznam akceptovaných typov treba overiť voči aktuálnemu Peppol zoznamu kódov a voči vášmu CPDS alebo účtovnému softvéru. Nie každý prijímací systém musí prakticky spracovať každý typ rovnako pohodlne.

Čo musí obsahovať binárny objekt

Pri vloženej prílohe je dôležité, aby binárny objekt mal najmä:

• obsah prílohy,
• MIME typ,
• názov súboru.

Bez správneho mimeCode alebo filename môže byť spracovanie problematické. Vývojári by mali testovať aj to, ako prijímateľ zobrazí prílohu v dashboarde alebo účtovnom programe.

Najčastejšie chyby

1. PDF namiesto XML — firma pošle PDF ako prílohu, ale samotný XML doklad neobsahuje korektné fakturačné údaje.
2. Príliš veľké prílohy — technicky vložený dokument môže prejsť, ale spomalí prenos a spracovanie.
3. Chýbajúci MIME typ — prijímateľ nevie, ako súbor otvoriť.
4. Externý link bez prístupu — príjemca faktúry link neotvorí, pretože nemá oprávnenie alebo link expiroval.
5. Duplicitné významy — údaje v XML a v PDF náhľade sa líšia.

Odporúčanie pre firmy

Prílohy používajte ako podporu, nie ako náhradu faktúry. Ak potrebujete priložiť PDF náhľad, je to v poriadku, ale XML má byť jediným zdrojom pravdy pre číslo faktúry, sumy, DPH, strany a položky.

Pre väčšie firmy odporúčame interné pravidlo: „Všetko, čo má ovplyvniť účtovanie alebo DPH, musí byť v XML. Príloha môže vysvetľovať, nie nahrádzať.“

Zhrnutie

Peppol podporuje prílohy, ale e-faktúra zostáva štruktúrovaný XML dokument. Prílohy riešte cez AdditionalDocumentReference, používajte správny MIME typ a názov súboru, a pri externých odkazoch myslite na dostupnosť a bezpečnosť.