Účtovník a eFaktúra: ako sa mení praktická práca

Krátka odpoveď

Účtovník pri eFaktúre nebude riešiť iba to, či je doklad zaúčtovaný. Musí vidieť aj to, či firma doklad prijala alebo odoslala cez správny kanál, či je dostupné pôvodné XML a kto rieši chybu v CPDS, účtovnom programe alebo na strane obchodného partnera.

Finančná správa má pre účtovníkov samostatnú sekciu a zároveň uvádza, že certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby možno používať cez účtovný program, webovú alebo mobilnú aplikáciu.

Čo sa mení v dennej práci

Tieto stavy sa nemajú zlievať do jedného označenia „vybavené“. Doručená faktúra ešte nemusí byť vecne schválená ani zaúčtovaná. Rovnako úspešné doručenie faktúry samo osebe nepotvrdzuje stav samostatného daňového oznamovania SK TDD.

Účtovný program nie je automaticky CPDS

Účtovný program môže byť rozhranie, v ktorom účtovník vystaví alebo spracuje doklad. To však neznamená, že samotný program je certifikovaným poskytovateľom doručovacej služby.

V praxi treba vždy zistiť:

• ktorý CPDS alebo sprostredkovateľ je za doručovacou vrstvou,
• či program vie prijímať aj odosielať Peppol BIS faktúry,
• ako sa exportuje pôvodné XML a prílohy,
• kde sa zobrazujú chyby,
• kto má prístup k dokladom pri zmene účtovníka alebo klienta,
• kto zabezpečuje SK TDD a kde vidno jeho stav,
• či výber portálu skutočne viedol k zmluve a aktivácii príjmu v SMP.

Pri jednom Peppol identifikátore má mať firma podľa aktuálneho FAQ jedného poskytovateľa pre príjem. Kancelária preto nemá bez koordinácie aktivovať druhú prijímaciu službu. Odosielanie môže byť zmluvne riešené cez viac nástrojov, no každý musí používať rovnaké pravidlá pre identitu firmy, číslovanie a kontrolu duplicít.

Čo má účtovník otestovať pred ostrým režimom

Nestačí vidieť ukážkový PDF náhľad. Účtovník potrebuje prejsť celý tok: prijatie, kontrola, zaúčtovanie, oprava, export a archivácia.

Minimálne si vypýtajte test:

• prijatej faktúry,
• odoslanej faktúry,
• dobropisu alebo opravnej faktúry,
• dokladu s prílohou,
• chybového stavu,
• exportu XML pre archív alebo zmenu služby,
• oddeleného stavu doručenia, zaúčtovania a SK TDD,
• odobratia prístupu bývalému pracovníkovi alebo účtovníkovi.

Používajte testovacie prostredie a syntetické doklady. Produkčná faktúra vytvorená iba na skúšku môže mať právne a účtovné dôsledky.

Archivácia nie je automatická vlastnosť CPDS

Účtovník si má overiť zmluvu a exportné možnosti. Poskytovateľ doručovacej služby nemá zo samotného označenia CPDS všeobecnú povinnosť archivovať obsah XML za zákazníka. Platiteľ DPH, ktorého sa týka osobitné pravidlo pre roky 2027 až 2030, potrebuje uchovávať eFaktúry v pôvodnej elektronickej podobe desať rokov od konca príslušného roka. Zodpovednosť a technické uloženie preto treba dohodnúť výslovne.

Súvisiace čítanie

Pokračujte cez demo účtovného softvéru, kontrolu príjmu a odosielania a slovník: účtovník v eFakturácii.