Kontrola príjmu a odosielania eFaktúr účtovníkom

Krátka odpoveď

Účtovník má pred ostrým režimom overiť nielen to, že doklad existuje v účtovnom programe, ale aj to, že prešiel správnym doručovacím tokom, je dostupné pôvodné XML a chybové stavy majú jasného vlastníka.

Finančná správa pri postupe začiatku uvádza testovanie odosielania a prijímania faktúr pred plným spustením. Pre účtovníka to znamená kontrolný scenár, nie iba kliknutie na ukážkovú faktúru.

Kontrolný scenár

Testujte aj chyby

Bez chybového testu neviete, či proces skutočne funguje. Účtovník alebo kancelária by mali vidieť aspoň jeden scenár, v ktorom faktúra neprejde validáciou alebo sa nedoručí podľa očakávania.

Pri chybe treba vedieť:

• či ide o problém v obsahu faktúry,
• či ide o problém v Peppol adresovaní,
• či je zodpovedný účtovný softvér, CPDS alebo obchodný partner,
• či sa chyba prenesie späť používateľovi,
• či zostane auditná stopa.

Negatívny scenár nemá byť iba „neplatné XML“. Otestujte aj nesprávneho príjemcu, neznámy identifikátor, duplicitné odoslanie, nedostupnosť služby a pokus používateľa bez oprávnenia. Pri SK TDD overte opätovné podanie po chybe a zneplatnenie, ak túto vrstvu zabezpečuje používané riešenie.

Čo zapísať do interného postupu

Interný postup nemusí byť dlhý. Musí však pomenovať vlastníka každého kroku. Pri účtovnej kancelárii zapíšte pravidlá zvlášť pre klienta, kanceláriu a prípadného dodávateľa softvéru.

Minimum:

• kto má prístup k CPDS alebo účtovnému rozhraniu,
• kto kontroluje nové doručené doklady,
• kto smie odosielať eFaktúry,
• kto rieši opravy,
• kde sa uchováva XML,
• ako sa postupuje pri zmene klienta alebo účtovníka,
• kto kontroluje SK TDD a kto rieši nesúlad,
• aká je lehota eskalácie pri nedoručení.

Dve kontroly, ktoré sa často vynechajú

Po prvé, samotný výber portálu alebo zaškrtnutie CPDS v softvéri nie je dôkaz aktívnej zmluvy a registrácie na príjem. Skontrolujte zmluvný stav a smerovanie v sieti. Po druhé, pri konkrétnom Peppol identifikátore koordinujte jedného poskytovateľa príjmu; ďalší nástroj môže slúžiť iba na odosielanie alebo spracovanie.

Testy vykonávajte so syntetickými dokladmi v testovacom prostredí. Do protokolu zapíšte dátum, verziu validačných pravidiel, výsledok, vlastníka nápravy a dôkaz o opakovanom úspechu.

Súvisiace čítanie

Pokračujte cez testovanie pred plným spustením, účtovnú kanceláriu a viac klientov a slovník: kontrola eFaktúr účtovníkom.