Implementácia eFaktúry pre účtovnú kanceláriu

Krátka odpoveď

Účtovná kancelária potrebuje pre každého klienta samostatnú identitu, zmluvný stav, oprávnenia a zodpovednosť. Spoločný priečinok alebo jeden používateľský účet pre všetkých klientov nie je bezpečný prevádzkový model.

Implementácia musí oddeliť doručenie faktúry, vecné schválenie, zaúčtovanie a prípadné daňové oznamovanie SK TDD. Úspech jedného kroku nie je dôkazom úspechu ostatných.

1. Zmapujte každého klienta

Pre klienta evidujte DIČ, Peppol identifikátor, rozsah jeho povinnosti, CPDS alebo sprostredkovateľa, používateľské rozhranie a vlastníka jednotlivých úloh. Výber poskytovateľa v portáli ešte nie je uzavretie zmluvy ani aktivácia na príjem.

Aktuálne FAQ Finančnej správy uvádza jedného poskytovateľa príjmu pre konkrétny Peppol identifikátor v prechodnom režime. Ak klient používa viac aplikácií, jasne označte, ktorá zabezpečuje príjem a ktoré slúžia iba na odosielanie alebo spracovanie.

2. Nastavte role a oddelenie klientov

Použite individuálne účty, viacfaktorové overenie, klientsky oddelené integračné kľúče a audit zmeny práv. Pri odchode pracovníka alebo klienta musí existovať okamžitý postup odobratia prístupov.

3. Navrhnite pracovný tok

Definujte, kto kontroluje nový príjem, kto rieši validačnú chybu, kto schvaľuje obsah, kto doklad zaúčtuje a kto sleduje samostatný stav SK TDD. Pri každom kroku určte zastupovanie a lehotu eskalácie.

Pôvodné XML a prílohy musia byť exportovateľné. CPDS nemá len zo svojho označenia všeobecnú zákonnú povinnosť archivovať obsah dokladov za zákazníka; archivačný model preto overte v zmluve a podľa povinností konkrétneho klienta.

4. Otestujte pozitívne aj negatívne scenáre

V testovacom prostredí použite syntetické údaje. Otestujte prijatú a odoslanú faktúru, dobropis, prílohu, nesprávne adresovanie, chybný obsah, duplicitu, nedostupnosť služby a používateľa bez oprávnenia. Ak riešenie zabezpečuje SK TDD, otestujte aj Submit, Resubmit a Disregard.

Výstupom nemá byť veta „test prešiel“, ale protokol s dátumom, verziou pravidiel, výsledkom, dôkazom a vlastníkom nápravy.

5. Pripravte zmenu poskytovateľa alebo účtovníka

Postup musí pokrývať export XML, príloh, stavov a auditnej stopy, zrušenie prístupov, zmenu smerovania príjmu a presný okamih prevzatia zodpovednosti. Tak sa zabráni dvojitému spracovaniu alebo obdobiu, v ktorom nové doklady nikto nekontroluje.

Súvisiace čítanie

Pokračujte cez Archivácia cez CPDS, Roly v procese.

Tento text vychádza z verejných materiálov Finančnej správy, zákona o DPH a dokumentácie OpenPeppol. Konkrétny rozsah povinností a zmluvných služieb overte pre každého klienta; CPDS.sk nie je záväzné stanovisko štátu.

Príklad správy klientov

Ukážka správy klientov v ePošťákovi predstavuje konkrétne produktové riešenie z rovnakej skupiny ako CPDS.sk. Pri výbere si samostatne overte oprávnenia k jednotlivým firmám, odovzdanie dokladov a export pri ukončení spolupráce.