Účtovná kancelária, viac klientov a CPDS

Krátka odpoveď

Účtovná kancelária musí oddeliť dve veci: každý klient potrebuje vlastné zmluvné a technické nastavenie doručovacej služby a kancelária potrebuje interný proces, ako tieto nastavenia spravuje bez miešania dokladov, identít, práv a zodpovedností.

Finančná správa uvádza, že príjem elektronických faktúr vyžaduje zazmluvnenie certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby. Pri účtovnej kancelárii preto otázka neznie iba „aký softvér používame“, ale aj „cez koho má každý klient zabezpečené doručenie“.

Minimálny klientsky register

Najčastejšie riziko

Najväčšie riziko nie je samotný formát XML. Riziko vzniká, keď klient predpokladá, že všetko rieši účtovník, účtovník predpokladá, že všetko rieši softvér, a softvér je pritom iba rozhraním k CPDS alebo sprostredkovateľovi.

Pre každý klientsky vzťah preto treba dohodnúť:

• kto vyberá CPDS,
• kto má oprávnenie konať za klienta,
• kto preberá doručené eFaktúry,
• kto potvrdí vecnú správnosť,
• kto uchováva pôvodné XML,
• kto komunikuje s CPDS pri incidente,
• kto sleduje samostatné daňové oznamovanie SK TDD,
• kto a kedy zruší prístup po skončení spolupráce.

Jeden príjemca, viac pracovných rozhraní

Aktuálne FAQ Finančnej správy počíta v prechodnom režime s jedným poskytovateľom príjmu pre konkrétny Peppol identifikátor. Účtovná kancelária preto nemá každému klientovi bez kontroly aktivovať ďalší prijímací portál. Viac používateľských rozhraní alebo odosielacích riešení je možné zmluvne nastaviť, no musia smerovať k správnej identite klienta a nesmú vytvárať duplicitné doklady.

Samotná voľba poskytovateľa v aplikácii nie je zmluvou ani potvrdením registrácie v SMP. V klientskom registri veďte aj dátum aktivácie, zmluvnú stranu a dôkaz, že príjem funguje.

Kedy stačí webové rozhranie a kedy integrácia

Webové rozhranie môže stačiť pri nízkom objeme a jednoduchých klientoch. Pri väčšom počte dokladov alebo pri kancelárii s desiatkami klientov treba riešiť exporty, role, auditnú stopu a jednotný proces.

Ak klient používa vlastný účtovný alebo ERP systém, účtovná kancelária musí vedieť, či sa doklady spracúvajú u klienta, u účtovníka alebo v oboch systémoch.

Pri integrácii vyžadujte oddelenie klientov na úrovni účtov, oprávnení, kľúčov a auditných záznamov. Každý export musí byť spätne priraditeľný ku klientovi a používateľovi. Hromadný prístup jedným spoločným účtom je rizikový aj vtedy, keď aplikácia vizuálne zobrazuje oddelené priečinky.

Odovzdanie klienta bez straty dokladov

Pri skončení spolupráce pripravte export pôvodných XML, príloh, stavov a auditnej stopy; odoberte účty a integračné kľúče; dohodnite okamih, od ktorého doklady preberá nový účtovník. Nespoliehajte sa na to, že CPDS automaticky poskytuje zákonný archív. Rozsah uchovávania musí vyplývať zo zákona, zmluvy a interného postupu klienta.

Súvisiace čítanie

Pokračujte cez kontrolu príjmu a odosielania, výber CPDS alebo sprostredkovateľa a slovník: klientske portfólio účtovnej kancelárie.