Opravná faktúra, dobropis a nesprávna eFaktúra

Krátka odpoveď

Technická chyba XML sa rieši inak ako doručená, ale vecne nesprávna faktúra. Ak e-faktúra neprešla validáciou alebo sa nedoručila, typicky sa opraví XML a pošle sa znovu. Ak už bola doručená ako faktúra, pôvodný doklad sa nemaže; vystaví sa opravný doklad, najčastejšie dobropis/credit note alebo nová opravená faktúra s väzbou na pôvodnú faktúru.

Praktické pravidlo: ak chcete “stornovať celú faktúru” po jej doručení, v Peppol/UBL praxi to zvyčajne znamená vystaviť credit note na celú hodnotu pôvodnej faktúry a potom, ak obchodný prípad pokračuje, poslať novú správnu faktúru. Nie je to spätné prepísanie pôvodného XML.

Rozhodovací strom

Kedy neposielať dobropis

Dobropis neposielajte len preto, že XML súbor neprešiel validáciou pred odoslaním. V takom prípade ešte nevznikol doručený doklad, ktorý by príjemca účtovne spracoval. Správny postup je opraviť chybný element, výpočet, identifikátor alebo povinné pole a poslať faktúru znovu.

To isté platí pre interné testovanie pred ostrým odoslaním. Ak systém CPDS alebo ERP vráti validačnú chybu, ide o technickú opravu dátového súboru, nie o účtovné storno.

Kedy poslať dobropis alebo credit note

Dobropis použite, keď už bola pôvodná faktúra doručená a potrebujete znížiť alebo vynulovať jej hodnotu. Typický príklad je vrátený tovar, dodatočná zľava, omylom fakturované množstvo, nesprávna cena alebo úplné zrušenie fakturácie.

V Peppol BIS Billing 3.0 sa dobropis posiela ako UBL CreditNote. Dokument používa CreditNoteTypeCode 381. V UBL CreditNote existuje cac:BillingReference, teda predchádzajúca fakturačná referencia, cez ktorú sa uvádza pôvodná faktúra, ktorú credit note opravuje.

Kedy poslať novú alebo opravenú faktúru

Ak je pôvodná faktúra vecne nesprávna, ale výsledkom nie je iba zníženie sumy, môže byť správny postup: plný dobropis a nová faktúra. Tento postup je čitateľný pre účtovníctvo aj pre príjemcu, lebo pôvodný doklad zostane zachovaný a nový doklad vysvetlí správny stav.

Peppol dokumentácia pozná aj kód 384 ako Corrected invoice a kód 326 ako Partial invoice, no nie je to slovenský univerzálny postup pre každú opravu. Peppol pravidlá k typom dokladov sa vyhodnocujú v kombinácii so syntaxou, profilom, validačnými pravidlami a prípadnými národnými pravidlami. Pre slovenský B2B scenár preto kód 384 nepoužívajte ako default “opravná faktúra”, kým ho nepotvrdí váš CPDS/ERP validátor pre konkrétny tok.

Ak potrebujete navýšiť sumu alebo vystaviť nový správny doklad, nastavte konkrétny účtovný workflow so svojím ERP, účtovníkom a CPDS. Prakticky pôjde často o nový doklad alebo kombináciu plného dobropisu a novej faktúry, nie o univerzálne použitie kódu 384.

Kedy riešiť len formálnu opravu

Ak sa nemení suma ani DPH, ale mení sa napríklad názov, adresa, identifikátor alebo text, stále nejde o “prepísanie” pôvodného XML. Zákon o DPH v § 71 ods. 2 hovorí, že doklad alebo oznámenie meniace pôvodnú faktúru sa musí na pôvodnú faktúru osobitne a jednoznačne vzťahovať.

Pri kontrolnom výkaze zákon počíta s väzbou na pôvodnú faktúru. Pri faktúre podľa § 71 ods. 2 sa uvádza poradové číslo pôvodnej faktúry a údaje, ktoré sa menia. Preto by systém nemal vyrábať “opravy” bez referencie na pôvodný doklad.

Čo hovorí Finančná správa

FAQ Finančnej správy k eFaktúre rozlišuje validačné chyby, zamietnuté alebo nevyhovujúce faktúry a opravy po úspešnom zaslaní. Pri opravách po zaslaní uvádza formálne dobropisy a nové opravené faktúry, nie jednoduchú úpravu originálu.

FAQ zároveň uvádza, že faktúra sa nemá odmietať cez Peppol; ak príjemca faktúru neprijme po obchodnej alebo vecnej stránke, má kontaktovať vydavateľa priamo. To je dôležité pre workflow: Peppol doručenie nie je to isté ako obchodná akceptácia.

Praktické príklady

Príklad 1: chyba v sadzbe DPH

Firma pošle faktúru so zlou sadzbou DPH a faktúra je doručená. Pôvodné XML sa neupravuje. Vystaví sa opravný doklad, ktorý sa jednoznačne vzťahuje na pôvodnú faktúru; podľa výsledku opravy pôjde o dobropis, ťarchopis alebo novú opravenú faktúru.

Príklad 2: zlá cena a faktúru treba zrušiť celú

Ak pôvodná faktúra nemá platiť vôbec, technicky najčistejší postup býva plný dobropis/credit note na celú hodnotu pôvodnej faktúry. Následne sa vystaví nová správna faktúra. V účtovníctve to môže používateľ vidieť ako “storno”, ale v Peppol výmene ide o nový opravný dokument.

Príklad 3: chyba v XML pred odoslaním

ERP vygeneruje faktúru bez povinného poľa alebo s nesediacim súčtom. CPDS alebo validačný nástroj ju zastaví pred odoslaním. V tomto prípade sa neposiela credit note; opraví sa XML a odošle sa validná faktúra.

Príklad 4: príjemca faktúru obchodne nesúhlasí

Faktúra bola doručená, ale odberateľ tvrdí, že dodávka nebola v dohodnutom rozsahu. Peppol samotný nie je reklamačný systém. Dodávateľ a odberateľ si musia obchodne dohodnúť opravu a následne poslať príslušný opravný doklad cez svoj proces.

Checklist pre ERP alebo CPDS

• Vie systém rozlíšiť technicky neodoslaný dokument od doručenej faktúry?
• Vie vystaviť UBL CreditNote s typom 381?
• Vie uviesť referenciu na pôvodnú faktúru v cac:BillingReference?
• Vie používateľovi zabrániť použiť kód 384 automaticky bez potvrdenia CPDS/ERP validátora pre konkrétny scenár?
• Vie uchovať pôvodné XML, opravný doklad aj auditnú stopu väzieb?
• Vidí účtovník rozdiel medzi “storno v UI” a skutočne odoslaným Peppol dokumentom?
• Je v internom procese jasné, kto rozhoduje, či sa robí rozdielový dobropis, plný dobropis alebo nová faktúra?

Zhrnutie

Pri e-fakturácii nie je správna otázka “mám faktúru prepísať?”. Správna otázka je: bola už doručená a aký účtovný účinok má oprava? Pred doručením opravujete XML. Po doručení vystavujete nový opravný doklad, ktorý sa jednoznačne viaže na pôvodnú faktúru.

Pri znížení alebo zrušení hodnoty je najčastejším Peppol riešením UBL CreditNote s typom 381. Pri úplnom storne pôvodnej faktúry sa spravidla vystaví credit note na celú hodnotu a potom nová správna faktúra, ak má obchodný prípad pokračovať.